Foreningens Vedtægter

Stk. 1. Foreningens navn er Phoenix.

Stk. 2. Foreningens hjemsted er Herning Kommune.

Stk. 1. Phoenix er en partipolitisk uafhængig forening.

Stk. 2. Foreningens formål er at udvikle det kulturelle liv og udbuddet af events inden for interessen cosplay. Vi ønsker at bidrage positivt til fællesskaber for børn, unge og voksne. Vi ønsker at skabe fokus på inklusion og at udvikle et fællesskab der kendetegnes af empati og kreativitet. Nedsatte arbejdsgrupper bestående af frivillige medlemmer vil aktivt arbejde for at skabe fællesskaber, aktiviteter og oplevelser på tværs af grænser og sociale udfordringer.

Stk. 3. Det gør vi, fordi vi gerne vil:

• Berige Danmark og Herning med flere kulturelle tilbud inden for subkulturen cosplay.
• Skabe opmærksomhed, oplyse og omfavne nye, specielt unge, interesserede i subkulturen cosplay. Vi sætter stor vægt på at vi skal tilbyde et godt og positivt miljø for de nye.
• Skabe et trygt rum for alle uanset diagnoser, nationalitet, køn, seksualitet m.v.
• Omfavne andre nærtliggende subkulturer som fx. Anime, manga, gaming og rollespil.
• Følge Bifrost formål og Bifrosts metode til at styrke børn, unge og gamles handlekraft, empati, refleksion og skaberglæde.

Stk. 4. I vores aktiviteter, følger vi Bifrosts kodeks, hvor

• a. Der er altid plads til en til.
• b. Man er altid medskaber af sin oplevelse.
• c. Man skal behandle alle med respekt.
• d. Man skal altid vise hensyn.(

Stk. 1. pkt. 1. Alle der støtter op om foreningens værdier kan optages som medlem i foreningen Phoenix.

Pkt. 2. Interesserede indtræder i foreningen ved at udfylde og indsende den gældende tilmeldingsblanket til bestyrelsen og indbetale det første kontingent, jævnfør §4.

Stk. 2. pkt. 1. Tidligere ekskluderede medlemmer kan ikke genindmeldes i Phoenix, medmindre eksklusionen er omstødt, jævnfør §3, stk. 4, pkt 2.

Pkt. 2. Ligeledes undtaget er tidligere udmeldte medlemmer, der har udestående med foreningen.

Stk. 3. Medlemmer melder sig ud af foreningen ved at aflevere en skriftlig meddelelse herom til bestyrelsen.

Stk. 4. pkt. 1. Et medlem kan ekskluderes, hvis vedkommende med forsæt modarbejder foreningens interesser, repræsenterer foreningen negativt. Eksklusionen skal vedtages af bestyrelsen med et kvalificeret flertal.

Pkt. 2. Eksklusionen kan kun blive omstødt enstemmigt af bestyrelsen eller af generalforsamlingen med flertal på 2/3.

Pkt. 3. Et medlem vil blive ekskluderet med øjeblikkelig virkning, såfremt de i forbindelse med foreningens virke overtræder den danske straffelov.

Stk. 5 Det er et krav at man er medlem af foreningen Phoenix for at kunne medvirke som arrangør og/eller frivillig.

Stk. 1: Kontingentet fastsættes for et år ad gangen ved hver ordinær generalforsamling.

Kontingentet for 2026 er 100 kr. Årligt.

Stk. 2: Der opkræves kontingent for ét kalenderår ad gangen.

Stk. 1, pkt. 1: Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt, i årets andet halvår, og er foreningens højeste myndighed. Generalforsamlingen skal varsles af bestyrelsen senest to uger før afholdelse.

Pkt. 2: Alle betalende medlemmer har stemmeret til generalforsamlingen, uanset alder. Gæster har taleret.

Stk. 2. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

• Formalia: Valg af dirigent, referent og to stemmetællere.
• Forpersonens beretning, samt generalforsamlingens godkendelse af denne.
• Regnskabsaflæggelse, v. kasseren, samt generalforsamlingens godkendelse af denne.
• Behandling af indkomne forslag.
• Fastsættelse af kontingent.
• Valg af bestyrelse og intern revisor.
• Eventuelt.

Stk. 3. Forslag om vedtægtsændringer skal leveres skriftligt til bestyrelsen mindst en uge før generalforsamlingen. Vedtagelse af vedtægtsændringer kræver 2/3 af generalforsamlingens stemmer.

Stk. 4. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med et simpelt flertal og ved håndsoprækning. Afstemninger om ekskludering og andre personfølsomme beslutninger kan foretages skriftligt, hvis en af de stemmeberettigede tilstedeværende ønsker det.

Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når et simpelt flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftligt (herunder mail) anmodning til forpersonen. Generalforsamlingen skal afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er kommet til forpersonens kendskab.

Stk. 2. Indkaldelsesfristen for en ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

Stk. 1: Bestyrelsen er ansvarlig for udpegelse af årets hovedarrangører samt ansvarlig for foreningens økonomi. Bestyrelsen forpligter sig til at informere medlemmerne om beslutninger, der påvirker foreningen som helhed.

Stk. 2, pkt. 1: Bestyrelsen vælges direkte på generalforsamlingen, og består af 3-5 personer samt en suppleant. Forperson og næstforperson vælges for to år ad gangen. Forperson vælges i lige år og næstforperson vælges i ulige år. Andre bestyrelsesmedlemmer vælges på årlig basis. Alle medlemmer, der opfylder medlemskravene (se §3) kan vælges til bestyrelsen.

Stk. 3, pkt. 1: Der eksisterer tre faste poster i bestyrelsen. Disse er forpersonsposten, med det øverste ansvar for foreningens trivsel, næstpersonen, der assisterer forpersonen, og kasseren, der er ansvarlig for foreningens regnskab, samt opdatering af medlemsregisteret.

Pkt. 2: Andre ansvarsposter fordeles internt af bestyrelsen og kan variere efter behov.

Stk. 4: Hvis et medlem af bestyrelsen forlader foreningen, indtræder suppleanten i bestyrelsen i vedkommendes sted.

Stk. 5, pkt. 1: Bestyrelsen er beslutningsdygtig med simpelt flertal. Beslutninger kan tages uden at hele bestyrelsen behøver at være samlet.

Pkt. 2: Beslutninger kan tages uden, at bestyrelsen behøver at mødes fysisk, f.eks. via mail, telefonmøder eller lignende, så længe kravet om simpelt flertal for beslutninger overholdes. Hele bestyrelsen skal inviteres til disse ikke-fysiske møder.

Stk. 1: Phoenix' regnskabsår går fra starten af hvert år (1/1).

Stk. 2, pkt. 1: Det er den til enhver tid siddende forperson og kasserer, der tegner Phoenix' økonomi.

Pkt. 2: Kasseren kan overgive dele af Phoenix’ økonomiske ressourcer til et eller flere medlemmer midlertidigt, eksempelvis i forbindelse med indkøb til arrangementer eller nye materialer. Se også §3, stk. 4 og §7, stk. 3.

stk. 1: Foreningen Phoenix kan opretholde et egenkapital på ikke mere end nødvendigt for at opretholde foreningens aktiviteter og arrangementer, foreningens økonomiske formue skal gå udelukkende til foreningen og dens aktiviteter af henhold til §2 stk. 2 af foreningens vedtægter.

stk 2: Bestyrelsen af Foreningen Phoenix har bestemmelsesret over Foreningens overskud og egenkapital.

stk 3: Overskud fra vores arrangementer og tiltag i foreningen Phoenix overgår til næste regnskabsår efter forrige regnskabsårs udløb.

Stk. 1, pkt. 1: Phoenix kan opløses, hvis der er 3/4 flertal for det, på to på hinanden følgende generalforsamlinger.

Pkt. 2: Overskydende midler i form af penge, materialer, indbo og lignende vil ved en opløsning overdrages til en lignende forening med samme formål, Bifrost, eller almennyttige formål med velgørenhed for øje.