Privatlivspolitik

Foreningen Phoenix, CVR nummer 44918730, er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler i forbindelse med Phoenixcon, vores hjemmeside og vores arrangementer.

Du kan kontakte os på kontakt@phoenixcon.dk, hvis du har spørgsmål til dine oplysninger.

Når du opretter en konto, behandler vi din emailadresse, dit kaldenavn, dine pronominer, din emailstatus og oplysninger om kontoens oprettelse og seneste login. Vi gemmer også din rolle, eventuelle individuelle tilladelser, funktionerne Event Koordinator, AA Bodholder og DH Bodholder samt din tidligere deltagelse i arrangementer hos Phoenixcon.

Når du bliver medlem af Foreningen Phoenix, behandler vi dit fulde lovlige navn, din fødselsdato, adresse, postnummer, by, medlemsnummer, medlemsform, medlemsperioder, status og det billede af dig selv, du vælger til medlemskortet. Ved et Abonnement behandler vi også de Stripe referencer, der er nødvendige for at forny eller afmelde abonnementet. Vi gemmer ikke dine fulde kortoplysninger.

På den offentlige brugerside viser vi kun kaldenavn, pronominer, rolle og aktive badges for aktive konti med en bekræftet email. Badges kan vise deltagelse i tidligere Phoenixcon arrangementer. Vi viser ikke emailadresse, tilladelser, billetter, kontaktoplysninger, loginoplysninger eller interne metadata på siden.

Din adgangskode gemmes ikke i læsbar form, men som en sikker envejsværdi. Hvis du vælger totrinsbekræftelse, gemmer vi den nødvendige hemmelige nøgle til autentificeringsappen krypteret, gendannelseskoder som envejsværdier samt korte kontroller ved login og antallet af forsøg. Vi behandler desuden nødvendige sessionsoplysninger, tokens til bekræftelse af email og nulstilling samt tekniske oplysninger om log og sikkerhed.

Når du køber billet, kan vi behandle navn, email, telefonnummer, adresse, billettype, tilkøb, betalingsstatus, ordrenummer og tekniske oplysninger knyttet til betalingen. Billetter og kontaktoplysninger kan knyttes til din konto, hvis du er logget ind.

Når du reagerer på nyheder eller galleriindhold, bruger billetkurven, kontakter os eller deltager i et arrangement, kan vi behandle din reaktion, aktivitet, deltagelseshistorik og de oplysninger, du selv sender til os. Er du logget ind, kan disse oplysninger knyttes til din konto.

Når du bruger Community Hub, behandler vi det indhold og den aktivitet, du vælger at oprette. Det kan være tråde, svar, profilkommentarer, profiltekst, signatur, links, billeder og billedtekster, egne profilfelter, tema og viste badges samt reaktioner og stemmer i afstemninger. Vi behandler også personlige forumfunktioner som kladder, bogmærker, abonnementer, læsemarkeringer, notifikationer, venneanmodninger, vennelister, blokeringer og indstillinger.

Hvis du anmelder indhold eller bliver omfattet af moderation på Community Hub, kan vi behandle anmeldelsens årsag og beskrivelse, det anmeldte indhold, sagens status, moderatorens vurdering og de handlinger, der er foretaget. Vi registrerer også nødvendige tidspunkter og tekniske oplysninger om brugen af platformen, dens sikkerhed og drift.

Når du tilmelder dig et event i programmet, behandler vi dit profilnavn, din email, tidspunktet for tilmeldingen og de svar eller billeder, du selv sender gennem eventets formular. Oplysningerne kan ses af den Event Koordinator, der er knyttet til eventet, og kan eksporteres af koordinatoren til brug for planlægningen.

Når du søger om at blive frivillig, behandler vi de kontakt-, profil-, alders-, erfarings- og kompetenceoplysninger, du angiver, samt dine rolleprioriteter, T-shirt-størrelse og eventuelle kosthensyn.

Når du ansøger om eller registrerer en bod, behandler vi blandt andet lovligt navn, bodnavn, beskrivelse, kategori, CVR, links, ansøgningsstatus, faktura- og betalingsstatus samt de profiloplysninger og billeder, du senere tilføjer til boden.

Feltet om kosthensyn er frivilligt. Skriv kun det, vi skal bruge for at kunne planlægge din mad.

Hvis vi senere får brug for en børneattest til rollen, kontakter vi dig særskilt.

Vi behandler oplysninger for at oprette og drive din konto, bekræfte din email, give dig adgang til login og kontofunktioner, gemme billetter og profiloplysninger samt levere de tjenester, du beder om. Grundlaget er normalt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, fordi behandlingen er nødvendig for en aftale eller foranstaltninger på din anmodning.

Ved billetkøb bruger vi oplysninger til betaling, levering, billetkontrol, kvitteringer, kundeservice og administration af arrangementet. Vi behandler også nødvendige oplysninger efter artikel 6, stk. 1, litra c, når lovgivningen kræver det, blandt andet til bogføring.

Medlemsoplysninger behandles for at oprette, forny, dokumentere og administrere dit medlemskab, opkræve kontingent, vise dit medlemskort og sende nødvendige beskeder om perioden. Grundlaget er vores aftale med dig og de forpligtelser, der følger af foreningens administration og bogføring.

Til sikkerhed, misbrugsforebyggelse, support, teknisk drift og begrænset statistik kan vi behandle oplysninger efter artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af vores legitime interesse i at drive og beskytte hjemmesiden og arrangementet. Hvor en funktion kræver samtykke, bruger vi artikel 6, stk. 1, litra a, og du kan trække samtykket tilbage med virkning for fremtiden.

På Community Hub behandler vi oplysninger for at vise det indhold og den profil, du vælger at offentliggøre, levere forumfunktioner, huske dine egne valg, sende notifikationer og holde samtalerne sikre og brugbare. Grundlaget er vores aftale med dig, når behandlingen er nødvendig for den funktion, du beder om, og vores legitime interesse efter artikel 6, stk. 1, litra f, når vi forebygger misbrug, modererer indhold, behandler anmeldelser og beskytter platformen og dens brugere.

Eventtilmeldinger og tilhørende formularsvar behandles for at administrere den deltagelse, du selv beder om. Du kan opdatere eller slette din tilmelding på programsiden. Eventets koordinator får kun adgang til tilmeldinger for sine egne events.

Frivilligansøgninger behandles for at vurdere ansøgere, sammensætte frivillighold og administrere rekrutteringsforløbet. Grundlaget for de almindelige ansøgningsoplysninger er vores legitime interesse efter artikel 6, stk. 1, litra f, i at planlægge og gennemføre Phoenixcon med et egnet frivillighold. Bekræftelsen i formularen dokumenterer kun, at oplysningsinformationen er læst; den er ikke behandlingsgrundlaget for disse oplysninger.

Bodansøgninger og dealerregistreringer behandles for at vurdere og administrere deltagelsen, udstede faktura, registrere betaling og give den aftalte bodholderadgang. Grundlaget er de nødvendige foranstaltninger før en aftale og opfyldelse af aftalen samt vores legitime interesse i at planlægge områderne.

Eventuelle kosthensyn bruger vi kun til at planlægge mad til den frivilligrolle og det arrangement, du søger om.

Dit kaldenavn, dine pronominer, din avatar, din rolle, dine valgte badges og de dele af din Community profil, du ikke har skjult, kan vises sammen med dit indhold. Offentlige profiler, tråde, svar, kommentarer, billeder, links, reaktioner og synlige afstemningsresultater kan ses uden login og kan blive indekseret af søgemaskiner. Indhold i medlems- og personaleområder vises kun til konti med den nødvendige adgang.

Venner kan fremgå af profilen, mens venneanmodninger, blokeringer, kladder, bogmærker, læsemarkeringer, abonnementer og personlige indstillinger kun bruges til din egen konto og de funktioner, de vedrører. Ved en ikke-anonym afstemning kan dit valg vises, når afstemningens indstillinger gør resultaterne synlige. En anonym afstemning viser ikke din identitet til andre brugere, men stemmen er fortsat knyttet til din konto i systemet, så den kan registreres og ændres korrekt.

Autoriserede moderatorer og administratorer kan se de oplysninger, der er nødvendige for at behandle anmeldelser, håndhæve retningslinjerne, beskytte brugere og dokumentere en afgørelse. Den person, der er anmeldt, får ikke automatisk oplyst, hvem der har sendt anmeldelsen. Ved alvorlige trusler, muligt overgrebsmateriale eller andre mulige lovovertrædelser kan relevante oplysninger blive sikret og videregivet til myndighederne.

Du kan fortsat købe billet uden at oprette eller logge ind på en konto. Ved checkout kan vi spørge, om du vil logge ind, så billetter og kontaktoplysninger kan gemmes på din konto til senere brug.

Hvis du opretter en konto efter tidligere aktivitet eller billetkøb, kan vi med rimelig sikkerhed knytte kendte billetter, billetkurv, reaktioner eller anden aktivitet til kontoen, eksempelvis ved hjælp af samme verificerede emailadresse eller en eksisterende teknisk identifikator.

Vi sender nødvendige serviceemails om emailbekræftelse, bekræftelse og sikkerhedsbesked ved skift af email, velkomst efter bekræftelse, nulstilling af adgangskode, kontosletning, ændringer af din rolle og kopier af ansøgninger eller registreringer, du selv har sendt. Vi kan også sende billetter, fakturaer, kvitteringer og praktisk information om et køb eller arrangement.

Ved medlemskab sender vi en bekræftelse efter første betaling og efter hver fornyelse. Vi sender også en påmindelse syv dage og to dage før en ny periode eller et udløb, så du kan nå at afmelde et Abonnement eller forny et 1 Års Medlem.

Nye nyheder fra Phoenixcon sendes som udgangspunkt også til den emailadresse, der er knyttet til din konto. Du kan til enhver tid slå nyhedsmails fra under Kontoindstillinger eller via afmeldingslinket nederst i hver nyhedsmail.

Nødvendige serviceemails om konto, sikkerhed, køb og tilmeldinger sendes fortsat, selvom du slår nyhedsmails fra.

En konto har en rolle som Administrator, Trustee, Community Mod, Gopher eller Bruger. Rollen og eventuelle individuelle tilladelser bruges til at styre, hvilke funktioner og administrationssider kontoen har adgang til.

Autoriserede administratorer kan rette profiloplysninger, verificere en email, registrere tidligere deltagelser, ændre rolle, tilladelser og de tre funktionsattributter samt deaktivere eller slette en konto. AA Bodholder og DH Bodholder kan desuden sættes automatisk, når den tilknyttede bodfaktura registreres som betalt. Vi bruger ikke kontooplysninger til afgørelser, der alene træffes automatisk og har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig.

Kun administratorer med særskilt adgang til medlemsområdet kan se og rette den private medlemsprofil, medlemsperioder, betalingstilstand og bestyrelsesmarkering. Ændringer registreres i den interne aktivitetslog.

Betalinger håndteres gennem Stripe. Vi modtager ikke dine fulde kortoplysninger, men vi kan modtage betalingsstatus, transaktionsreferencer og oplysninger, der er nødvendige for at koble betalingen til din ordre.

Ved et Abonnement gemmer Stripe betalingsmidlet og foretager den årlige fornyelse, indtil du afmelder abonnementet. Phoenixcon gemmer kun de nødvendige kunde, abonnement, faktura og betalingsreferencer fra Stripe.

Vi kan bruge leverandører til hosting, eksternt billedlager, email, betalingshåndtering, database, statistik og teknisk drift. De får kun de oplysninger, der er nødvendige for deres opgave, og behandler dem efter aftale med os. Vi kan også videregive oplysninger, hvis lovgivningen kræver det, eller hvis det er nødvendigt for at fastlægge eller forsvare et retskrav.

Indhold på Community Hub kan indeholde links, direkte video eller indlejret indhold fra eksterne tjenester. Når en side henter sådant indhold, kan tjenesten modtage tekniske oplysninger som din IP-adresse og oplysninger om din browser efter sine egne vilkår og privatlivsregler. Vi bruger så vidt muligt en privatlivsvenlig indlejring, men Phoenixcon styrer ikke den eksterne tjenestes behandling.

Hvis en leverandør behandler personoplysninger uden for EU/EØS, sørger vi for et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller standardkontraktbestemmelser fra EU Kommissionen med nødvendige supplerende foranstaltninger.

Vi gemmer profiloplysninger og adgangsoplysninger for en aktiv konto, så længe kontoen bruges. Korte kontroller til login med to trin udløber efter få minutter, og oplysninger til autentificeringsappen slettes, når du slår funktionen fra eller sletter kontoen. Øvrige tokens til sessioner og sikkerhed udløber eller slettes, når de ikke længere er nødvendige. Reaktioner, tekniske logs og deltagelseshistorik gemmes kun, så længe de fortsat tjener det beskrevne formål.

En ufærdig billetkurv på en indlogget konto kan gemmes i op til 90 dage, inklusive billetvalg, tilkøb, checkouttrin og de kontakt- og adresseoplysninger, du allerede har indtastet. Det gør det muligt at fortsætte købet senere. Kurven slettes, når købet gennemføres, eller opbevaringsperioden udløber.

Når en konto slettes, fjernes login, profil, roller og tilladelser, og kontoen anonymiseres. Billetter, køb, betalingsreferencer og regnskabsoplysninger kan blive bevaret uden aktiv profiltilknytning, når det er nødvendigt for at levere en billet, håndtere krav eller opfylde lovgivningen. Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det relevante regnskabsår.

Medlemsprofilen deaktiveres, og medlemsbilledet slettes fra billedlageret, når kontoen slettes. Medlemsperioder, betalingsreferencer og nødvendige forenings eller regnskabsoplysninger kan blive bevaret i den periode, hvor vi er forpligtet til det.

Dine eventtilmeldinger, formularsvar og tilhørende private billeder slettes, når du afmelder dig eller sletter din konto. De slettes også, når eventet fjernes eller programmet nulstilles til et nyt år.

Slettede oplysninger kan i en begrænset periode findes i sikkerhedskopier, indtil de overskrives efter vores normale backupcyklus. Adgangen til sådanne kopier er begrænset, og de bruges kun til gendannelse og sikkerhed.

Frivilligansøgninger opbevares, mens det konkrete rekrutteringsforløb og den nødvendige opfølgning pågår. Derefter slettes de, når de ikke længere er nødvendige for at dokumentere eller administrere forløbet. Hvis vi ønsker at gemme en ansøgning for at kunne tilbyde en anden rolle senere, indhenter vi et særskilt samtykke med en oplyst tidsfrist.

Indhold og personlige funktioner på Community Hub gemmes, mens din konto og den relevante samtale eller funktion er aktiv. Når du sletter et opslag, en kommentar eller et billede, fjernes det fra almindelig visning, når funktionen tillader det. Slettet indhold, revisionshistorik, anmeldelser og moderationsoplysninger kan bevares, så længe det er nødvendigt for at afslutte en sag, forebygge misbrug, dokumentere en afgørelse eller beskytte andres rettigheder. Derefter slettes eller anonymiseres oplysningerne.

Når din konto slettes, er Community profilen ikke længere tilgængelig som en aktiv profil, og din personlige adgang til venner, blokeringer, kladder, bogmærker, abonnementer, notifikationer, stemmer og indstillinger ophører. Oplysningerne slettes, løsnes fra profilen eller bliver kun knyttet til den anonymiserede konto, alt efter hvad der er nødvendigt for funktionen og de beskrevne formål. Offentliggjorte tråde og svar kan blive stående med en anonymiseret afsender, når det er nødvendigt for at bevare sammenhængen i en samtale eller dokumentere moderation. Vi vurderer en konkret anmodning om at fjerne indhold, der fortsat indeholder personoplysninger om dig.

Du kan bede om indsigt i de oplysninger, vi har om dig, og i relevante tilfælde om rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse mod behandlingen. Rettighederne er ikke absolutte og kan være begrænset, eksempelvis når vi skal bevare regnskabsoplysninger.

Du kan kontakte os på kontakt@phoenixcon.dk for at bruge dine rettigheder. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at sikre, at anmodningen kommer fra den rette person. Hvis du mener, at vi behandler dine oplysninger forkert, kan du klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.

Vi bruger en nødvendig samtykkecookie i op til 12 måneder til at huske, om du har accepteret eller afvist valgfrie cookies. Når du aktivt logger ind eller starter en funktion, der kræver det, kan vi også bruge nødvendige cookies til login, sessionssikkerhed og checkout. De bruges kun til den funktion, du har bedt om.

Hvis du accepterer, bruger vi en ekstern statistiktjeneste til at måle besøg på offentlige sider, eksterne klik og handlinger i galleriet. Besøgsstatistikken bruger ingen cookies. Vi sender ikke dit navn, din email, dit konto-id, formularindhold eller private sideadresser til statistiktjenesten, og vi laver ingen optagelser af din brug af siden. Statistikken respekterer browserens Do Not Track og Global Privacy Control. Vi kan desuden gemme anonyme id'er til reaktioner i op til 395 dage og en gæstebilletkurv i op til 30 dage.

Hvis du afviser, starter vi ikke den valgfrie statistik og sætter ikke valgfrie cookies til reaktioner eller kurve. Eksisterende valgfrie cookies fra Phoenixcon slettes, når afslaget gemmes. Du kan til enhver tid åbne Cookievalg i sidefoden og ændre eller trække dit samtykke tilbage.

Community Hub bruger den nødvendige login og sessionscookie fra din Phoenixcon konto til at holde dig logget ind og beskytte handlinger på platformen. Når du skriver en ny tråd, kan et ufærdigt lokalt udkast med tekst, billeder og eventuelle afstemningsvalg gemmes i din browser, så det ikke forsvinder ved et uheld. Udkastet fjernes fra browseren, når tråden udgives, eller når du selv rydder browserens lager.

Vi kan opdatere privatlivspolitikken, når funktioner, leverandører eller regler ændrer sig. Ved væsentlige ændringer gør vi opmærksom på dem på hjemmesiden eller via den emailadresse, der er knyttet til din konto, når det er relevant.

Spørgsmål om denne politik eller behandlingen af dine oplysninger kan sendes til kontakt@phoenixcon.dk.